Stok Sayımı Hazırlıkları Nasıl Olur?

Stok Sayımı Hazırlıkları Nasıl Olur?

Sayım işlemi, el terminallerinin getirdiği kolaylıklar nedeniyle ya çok hafife alınmakta, ya da tüm mekan sayımı nedeniyle gözde büyütülerek çok zor olacağı ve yarar getirmeyeceği düşünülerek kaçınılan bir süreç olmaktadır. Mağazalarda ve depoda çalışan birçok kişi sayım için görevlendirilebilmektedir ve sayım konusuna yabancı olabilirler. Stok ve sayımla ilgili herkesin bileceği düşünülen konular, yeniden herkese anlatılmalıdır. Sayım sürecinin en temel konusu, giriş veya çıkış yapılırken sayımın yapılmayacağı, yalnızca mağazaların kapalı olduğu durumda yapılabileceğidir. Stok karşılaştırması gün sonuna göre yapılacağı için, mesai sonu ya da başında yapılmalıdır. Grup bazlı sayımlarda da, o gruba ait ürünlerde satış dahil hiçbir hareketin yapılmadığından emin olmak gerekir.

Sayımda dikkat edilecek konular, her kategori için farklı olmaktadır. Ürünlerin ambalaj özellikleri, sergilenme özellikleri, satış süreçleri, satış hızı gibi birçok etken, sayımda yapılması gerekenleri farklılaştırır.

Şirket içi sevkiyat süreçlerine ayrıca dikkat ederek, deponun sevkiyat yaptığı ama ürünlerin mağazaya ulaşmadığı anda sayım yapılmamalıdır. Ya da iade irsaliyesi/faturası kesilmiş ama henüz fiziksel çıkışı yapılmamış ürünler olabilir. Sayım günü ve saatlerini seçerken, bu tip belge girişi ve fiziksel işlemlerin bütünlüğü dikkate alınmalıdır.

Sayım süreci, el terminali ve bilgisayar olarak iki ortamda gerçekleştirilir. Derinus uzak erişim üzerinden veri tabanına çevrimiçi olarak bağlı çalışmaktadır, herhangi bir aktarım gerektirmez. Sayım hazırlığı, sayma işlemi, kontrolü ve onaylaması olarak 4 adımda gerçekleştirilir.
Sayım Çeşitleri

ï‚· Tam mekan sayımında, onaylamayla birlikte sayılmayan ürünler sıfırlanıyor. Diğerlerinin stok adedi sayım adetlerine eşitleniyor.
ï‚· Bir grup ürün sayımında, ürün seçicide sayılan grup tanımlanıyor ve sayım olmayıp bu grupta olanlar sıfırlanıyor. Bu yüzden ürün seçiciden belirtilen ürün grubu gerçekten sayılan ürünlere denk gelmeli. Örneğin bir markanın, kategorinin tamamını saymak gerekir.
ï‚· Eksi stok sayımında da, onaylamayla birlikte, stoğu eksi olup sayılmayanların sıfır olduğu varsayılıyor. Bu yüzden eksi stokların tamamının iyice araştırıldığından emin olunması gerekiyor.
ï‚· Sistem listesi sayımında, belli bir amaç için sistem sayım listeleri oluşturur. Bu ürünlerin sayılması sağlanır. Örneğin, her gün farklı 25 ürünü sistem listeler. Pahalı ürünler, çok satan ürünler vs. gibi bir mantıkla listeler otomatik oluşturulabilir. Mağazalar sayımı yapar ve merkez sonuçları inceler.

Stok ve Sayım Farklılık Kaynakları

ï‚· Eksik belgeler, yanlış ürün/adet girişleri
ï‚· Kasiyerlerin yanlış ürün okutmaları
ï‚· Sayımın yanlış yapılması
ï‚· Barkod atama yanlışlıkları
ï‚· Koli/adet tanım yanlışlıkları
ï‚· Sayım öncesi dönemde mağaza POS sistemi, Z raporları ve merkez verilerin tutarlı olmadığı günler
ï‚· Belge sevk tarihleri ve işlem tarihlerinin doğru girilmemesi
ï‚· Bantlı promosyon ürünleri, paketli alıp tek tek satılan
ï‚· Ağırlıklı ürünler başlı başına sorundur
ï‚· Mağazalar arası sevkiyatların işlenmemesi
ï‚· Mağazalar ve depolar arası sevkiyatlarda karşılıklı kontrol yapılmaması, adet anlaşmazlıkları
ï‚· Şirket içi kullanımın kayda alınmaması
ï‚· Bozuk/kırılan ürünlerin girilmemesi
ï‚· İade ürünlerinin işlenmemesi

Ve tabii ki en sonunda çalınma ! Dikkat ederseniz, tüm bu işlem tiplerine göre hareket girişleri ana menüde bulunuyor. Bu durumda, aslında sayım hareketleri de yalnızca hırsızlığa ve nedeni bilinmeyen stok kayıplarına karşılık gelmelidir.

Sayım Sürecinin Temel Adımları

1. Fiziksel ve sistemsel açılardan hazırlıklar yapılmalıdır. Baskın sayımlar dışında personel bilgilendirmesine önem verilmelidir.

2. Son kapanış saatinden, bir sonraki satış başlangıcına kadar ve bir kerede tamamlanmalıdır.

3. Ardından, sayım ve stok karşılaştırmaları yapılır. Sayım farklarının birçok nedeni vardır. En başta yanlış belge girişleri ve yanlış kasiyer satışları gelir. Stok ve sayım farkı nedenleri için sıralanan maddelere dikkat edilmelidir. Diğer çıkacak sorunların kaynakları da listelenmeli ve üzerine gidilmelidir. Tüm sorun kaynakları için çözümler geliştirmeli, taraflara eğitim verilmeli ve gerekli kararlar alınmalıdır.

4. Son olarak sayım onaylanır. Sayım tarihinden geriye doğru belge girişi yapılmaz, yapılması zorunlu ise sayım sonucunu değiştirmemek üzere sayım belgelerinde de düzeltme yapılmalıdır. Bunun için Sistem Yönetimi’ndeki tarihsel ayarlar verilerek kontrol sağlanabilir.

1.Tam Mekan Sayımları İçin Öneriler
Fiziksel olarak sayıma başlamadan önce, raflarda ve depolarda hazırlıklar yapılmalıdır. Ürünlerin saklanma koşulları sayıma uygun hale getirilmelidir. Farklı yerlere dağılmış olan ürünler mümkünse aynı alana toplanmalıdır. Raf arkaları, kapı arkaları, köşeler gibi beklenmedik yerler kontrol edilmelidir.

Sayım tekniği açısından, alanlara ayrılmış sayım mekanında her raftan farklı üç kişinin geçmesi tercih edilebilir.İlki, yukarıda söz ettiğimiz toparlama, sayıma hazırlama adımını, ikincisi elle saydık.

Okuokubil.com

Stok Sayımı