Sayım Hazırlığı Nasıl Yapılır.

1-     Planlama  – Genel stok sayımları yılda 1 veya 2 kez belirlenen tarihlerde gerçekleştirilir. – Genel stok sayımının yapılacağı tarih Stok Takip Birimi tarafından 15 gün öncesinden ilgili bölge müdürlüğü ve mağazaya e-posta yolu ile bildirilecektir. – Ara stok sayımları; mağazaya bilgi verilerek veya hiç haber vermeden aniden yapılabilir. Bu gibi sayımlar denetim ve kontrol amaçlı olabilir. – Mağaza müdürlerinin değişikliği gibi durumlarda da ara sayım yapılabilir. Mağaza müdürünün işten çıkması durumunda “İK İşten Çıkış Prosedürü” ne uygun olarak zimmetinde bulunan bütün ürünlere görevi bırakacağı gün Ara Sayım yapılır. Sorumluluk bölge müdüründedir. – Eğer bir mağazada, öncesinde mağaza müdürü yok ise yeni müdürün işe başladığı gün “Ara Sayım” yapılabilir.  – Sayım tarihinden bir hafta öncesinden Merkez Depo Müdürlüğü tarafından mağazaya ürün gönderimi durdurulacaktır. Merkez Ürün Uzmanları tarafından sayımı yapılacak mağazaya sevk emri verilmeyecek.

2-      Evrak Hazırlığı – Mağaza müdürlükleri iki sayım tarihi arasındaki tüm gider pusulaları, gelen ve giden irsaliyelerini saklamak zorundadırlar.  – Sayım öncesi gelen ve giden irsaliyeler şirket programı  ile karşılaştırılıp kontrol edilmelidir. – Çıkan hatalar Stok Takip Birimi ne iletilerek sayım tarihinden önce çözüme ulaştırılmalıdır.  – Transfer stoku kontrol edilip, onaylama işlemi tamamlanmamış koliler karantinaya alınıp irsaliyeleri ayrılmalıdır. – Peşin olarak satılmış ürünler sayım tarihinden önce satış işlemi kayıtlara işlenmelidir. – sistem üzerinden kesilen irsaliyelerin yazdırılıp yazdırılmadığı kontrol edilmelidir. – Onay bekleyen irsaliyeler kontrol edilmeli ve eski tarihli onay bekleyen irsaliyeler Stok Takip Birimi ile irtibata geçilerek neticeye ulaştırılıp onaylanmalıdır.

 3-Ürün hazırlığı – Mağaza ve depodaki tüm ürünlerin barkot kontrolü yapılması gerekmektedir. Barkotları eksik olan ürünlerin barkotları tamamlanmalıdır. – Barkot kontrolü yapılırken doğru barkodun doğru ürünün üzerinde olduğunun kontrolü de yine el terminali ile yapılmalıdır.  – Henüz Transfer deposunda görünen ve Lojistik firmasında bulunan ürünlerin sayımı yapılmayacaktır. Bu ürünlerden mağaza veya deponun eline ulaşan ürünler sayım tarihinden 2 iki gün öncesine kadar açılıp irsaliyeleri onaylanmalı ve ürünler sayıma dâhil edilmelidir. – Tamire gönderilmiş ürünler, sayım tarihinden önce mağazaya alınıp sayıma dâhil edilmelidir. – Sayım çalışması mağazadaki ürünlerin tamamını kapsamakta olup müşteriden alınan inceleme ürünü ve satışı gerçekleşmiş fakat müşteri tarafından alınmamış ürünler sayıma dâhil edilmeyecektir. Stoktaki sayılacak ürünler ile karışmaması için karantina alanı 

oluşturup üzerlerine not yazılmalıdır. Karantinaya alınmış ürünler stok sayımlarına dâhil edilmez. Ancak tutanak ile tespit edilir. – Sayımdan önce Stok Takip Birimi tarafından merkez depo, yazlık-kışlık depo ve diğer mağazalar ile ilgili irsaliye problemleri çözümlenmelidir. Çözümsüz kalan konular hakkında sayımdan 1 gün önce Stok Takip Birimine bilgi verilmelidir. – Sayımdan önce ürünlerle ilgili düzenlemelerin yapılması sayım sonuçlarının daha sağlıklı olmasını sağlayacaktır.

Sayım uygulamalarından başarılı bir sonuç elde edebilmek için sayıma başlamadan önce Mağaza ve Mağaza Deposunun mutlak suretle ön hazırlık evrelerini belirtildiği gibi gerçekleştirmiş olması gerekmektedir. Hazırlıkların eksiksiz yapılabilmesi açısından 10 gün öncesinden sayımın yapılacağına dair Mağaza yönetimi bilgilendirilecektir. Bu süre özel durumlarda kısalabilir. Sayım bağımsız denetim firması tarafından El Terminalleri okutularak gerçekleştirilir. Stok Takip Birimi tarafından sayım günü paylaşılan Denetim firması personeli mağaza kapanışından önce ( mağazaya, lokasyonuna göre 5 veya 6 saat) mağaza da bulunur.

– Denetim firması yöneticisi ile mağaza yöneticisi, sayım için lokasyonlama işlemini gerçekleştirir. – Sayım lideri (sayım firması ekip lideri) tarafından depo sayımı başlamadan önce depoda, sayım ve Depo personeline toplu olarak genel kurallar ve sayım prosedürü tebliğ edilecektir. – Her sayım personelinin başında bir mağaza personeli bulunacak, sayılan ürünlerin doğru sayıldığı gözlemlenecek ve bir problem olduğu takdirde sayım yöneticisine iletilecektir. – Her ürün mutlaka kendi barkodundan sayılacaktır. Dış barkodu olmayan bir ürün başka bir ürün barkodundan sayılmayacak, iç etiketinden okutulacaktır. İç ve dış barkodu yok ise, ürün barkotsuz ürünler arasına ayrılacaktır. – Fiziken görülmeyen hiçbir ürün sayıma dâhil edilmeyecektir.(Barkot var, ürün yok, sayıma dahil edilmeyecek) – Depoda ve mağazada rahat ve problemsiz bir çalışma yapılması açısından sayım şirketi yetkilisi tarafından LOKASYON REFERANS  ( Depo Yerleşke Planına Uygun )numarası verilecektir. Örneğin Depo (D), Mağaza katları M1 , M2 gibi. – Sayım şirketi personeli, belirlenen lokasyonlarda el terminali ile okutma işlemlerini lokasyon bazında yaptıktan sonra aynı lokasyonu adet sayımı yaparak sayım programına aktaracaktır, eğer okutulan ürün adedi ile fiziken sayıldıktan sonra elde edilen ve el terminaline girilen adet tutuyor ise cihazdan lokasyon başarı ile tamamlandı bilgisi verilir. Sayım personeli, el terminaline okutulan lokasyon için iki defa yanlış adet rakamı girerse el terminalindeki veri sıfırlanır ve aynı lokasyonu yeniden okutması gerekir. Okutulan veri ile girilen adet birebir eşleştikten sonra sayman diğer lokasyona geçecektir. – Lokasyon numarası verilen alanlarla ilgili olarak sayım firması yöneticisi lokasyonların numaralarını içeren ve adet kısmı boş bir kâğıt verecek ve Depo personeli bu lokasyonları adet olarak sayıp, saydıkları adetleri ilgili lokasyonlara yazacak ve sayım yöneticisine iletecektir. Sayım yöneticisi bu verileri sisteme girecek ve sistemdeki verilerle adet olarak tutarsız olan lokasyonlar belirlenecek ve bu lokasyonlar tekrar sayılacaktır. – Tüm lokasyonlar Mağaza personeli tarafından adet olarak (%100) sayılacaktır. – Mağaza Yöneticisi, sayımın başında Sayım firmasından okutma işlemi başarı ile tamamlanmış olan lokasyonlardan, içerisinden örnekleme yöntemi ile en az 10 lokasyonun detaylı dökümünü alarak stok kodu bazında renk-beden detayı dâhil inceleyecek ve tespit ettiği bir hata var ise sayım yöneticisini uyararak lokasyonun yeniden okutulmasını sağlayacaktır. Tüm saymanlar en az bir kez bu anlamda detaylı

kontrol edilecektir. Burada amaç, sayılan her ürünün kendi barkodundan sayılıp sayılmadığının kontrol edilmesi, sayım ekibine bu konunun kontrol edildiğinin mesajının verilmesi ve doğru sayımın sağlanmasıdır. Sayımın ilerleyen evrelerinde de bu kontrol yapılabilecektir. – Sayım bitiminde sayım yöneticisi ile Depo yöneticisi bir kez daha Depoyu ve olası alanları gezecek, sayılmamış lokasyon ve ürün kalmadığını teyit edecektir. – Sayım bitiminde sayım yöneticisi Depo yöneticisine sayılan envanter miktarını bildirecek, Depo yöneticisi de kontrol ettiği miktar ile bu bilgiyi karşılaştırarak son bir kontrol yapacaktır. – Sayım sonucunda sayım tutanağı imzalanacak, sayım tutanağının bir nüshası Depo yöneticisine teslim edilecektir. İmzalı sayım tutanağı sayım firması tarafından Stok Takip Birimine e-mail olarak gönderilecektir. – Sayımda belirli oranda ürün hem iç hem de dış barkodundan okutularak raporlanacaktır. Depo da dâhil olmak üzere sayım firması yöneticisinin belirleyeceği değişik lokasyonlardan örnekleme yapılacaktır. Burada amaç, hem iç dış barkot farklılığını ölçmek, hem de olası kötü niyetli barkot değiştirme hareketlerini engellemektir. – Belirtilenlerin dışında bir durumla karşılaşılması halinde, stok takip biriminde görev yapan personele mutlaka haber verilecektir. Stok takip birimi personelinin isim ve telefonları aşağıda yer almaktadır. – Sayımların doğru ve net olmasını engelleyebilecek kötü niyetli hareketlerin tespiti halinde, sorumluları hakkında disiplin yönetmeliği çerçevesinde işlem yapılmak üzere İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne bilgi verilecektir. – Sayım sonunda Depo yöneticisi gözetiminde sayım yöneticisi tarafından saymanların üstü ve çantaları kontrol edilecektir. Sayım süresince verilecek olası aralarda sayım firması personelinin Depodan poşet veya torba ile çıkması yasaktır. – Sayım bitiminde tüm kontroller yapıldıktan sonra, sayım yöneticisi tarafından sayım sonucuna ilişkin tutanak düzenlenecektir. Düzenlenen tutanak Depo ve sayım yöneticisi tarafından imzalanacak ve bir nüshası Depoya bırakılacaktır. Tutanak imzalandıktan sonra, sayımın prosedüre uygun ve doğru olarak gerçekleştiği kabul edilmiş olacak ve yapılan itirazlar kabul edilmeyecektir.

 1- Mağaza Kontrolleri

– Sayım ekibi mağazanın sayımı tamamladıktan sonra tarafımızdan belirlenen raporlardan fark raporunu mağazanın ürünleri kontrol etmesi adına mağaza yöneticisine teslim eder.  – Mağaza yöneticisi ilgili raporu alarak eksik ve fazla sayım kontrolü gerçekleştirmek için gerekirse Sayım Takım Liderinden fark veren ürünün hangi adreste sayıldığı bilgisini isteyecektir.  – Eğer sayım sırasında bağımsız sayım yapan mağaza personeli ile sayım ekibi tarafından yapılan sayımlar eşleşmiyor ise ilgili adres sayılarak control edilir ve Sayım Takım Liderinden düzeltilmesi istenir.   – Düzeltme yapılacak ürün olması durumunda ilgili düzeltme tamamladıktan sonra tekrar fark raporu alınacak ve ilgili ürünün yeni listed çıkıp çıkmadığı teyid edilecektir.  – Mağaza tüm kontrollerini bitirip Sayım Takım Lideri ile mutabık kaldıktan sonra ilgili tutanağı imzalayarak mağazadan ayrılacaktır. Bunun dışında hiç bir suretle Sayım Takım Lideri mağazadan ayrılmayacaktır.

2- Merkez Kontrolleri

– Stok Takip Birimi tarafından sayım 2 iş günü içerisinde siateme işlenir ve bilgisi mağazalarla sayım farkları Excel dosyası olarak paylaşılır.   – Sayım işlendikten sonra geriye dönük işlem mağaza ve merkez tarafından yapılamaz.   – İlgili Mağaza exceldeki her fark satirinin yanına tespit ettiği durumu açıklayıcı bilgiyi doldurur ve 4 iş günü içerisinde Stok Takip Birimine bilgisini geçer.  – Stok Takip Birimi, sayımının gerçekleşmesini takip eden 4(dört) iş günü içerisinde, sayım sonucu ortaya çıkan stok farklarını inceler, sayım sonucu stok rakamlarını kesinleştirir. – Sayım sonuçları Bölge Müdürleri, Muhasebe Müdürlüğü, İç Denetim Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile paylaşılır.  – şirket Sayım farkları neticesinde şirket sözleşme ve prosedürlerince cezai işlem ve para cezası uygulayabilir.